Goedkeuring vaste reiskostenvergoeding in coronatijd loopt 1 april af

Goedkeuring vaste reiskostenvergoeding in coronatijd loopt 1 april af
Belastingadvies 18 maart 2021

Let op: De informatie in dit artikel is inmiddels verouderd. De meest recente informatie vindt u in dit bericht!


Eerder hebben wij u in dit artikel al geïnformeerd over het wegvallen van de “Corona” goedkeuring voor vaste (reis)kostenvergoedingen voor thuiswerkers en de gevolgen die dat heeft voor u als werkgever. Nadat de goedkeuring tot twee keer toe verlengd is, lijkt de goedkeuring nu toch echt te stoppen per 1 april. In onderstaand artikel nemen wij u mee in de diverse mogelijkheden die er vanuit fiscaal oogpunt nog zijn om uw werknemers tegemoet te komen.

 

Het steunpakket voor werkgevers en werknemers kende een goedkeuring zodat een vaste reiskostenvergoeding onbelast mocht doorlopen, ondanks het feit dat werknemers door de maatregelen die zijn getroffen om de uitbraak van COVID-19 zoveel als mogelijk te beperken, meer en meer vanuit huis werken. Het thuiswerken door corona mocht in beginsel geen invloed hebben op het beloningspakket van de werknemers.

Verlenging vaste reiskostenvergoeding

Voornoemde goedkeuring gold in beginsel tot 31 december 2020, maar door de nieuwe lockdown die eind vorig jaar werd ingesteld is uiteindelijk besloten de goedkeuring voor een vaste reiskostenvergoeding te verlengen tot 1 februari 2021 en later tot 31 maart 2021. Let op de goedkeuring voor de vaste kostenvergoeding is wel vervallen met ingang van dit jaar waardoor opnieuw beoordeeld moet worden of de huidige kostenvergoeding nog onbelast kan gezien de (mogelijke) wijziging van de kosten die uw werknemers maken). Voor de periode vanaf 1 april 2021 is nog geen verlenging aangekondigd van de goedkeuring voor de reiskostenvergoeding. Dit betekent dat u mogelijk vanaf 1 april 2021 anders moet omgaan met uw reiskostenvergoedingen.

Vaste reiskostenvergoeding en 214-dagenregeling

Zonder een goedkeuring van de Staatssecretaris is het niet langer mogelijk om als werkgever gebruik te maken van een vaste reiskostenvergoeding die is gebaseerd op de zogenoemde 214-dagenregeling als uw werknemers nu grotendeels of geheel vanuit huis werken. Dit heeft dan ook tot gevolg dat uw werknemers de vaste reiskostenvergoeding in beginsel in een andere vorm zullen moeten ontvangen. Als werkgever heeft u hiervoor een aantal mogelijkheden:

  • Voor werknemers die niet thuiswerken kunt u de vaste reiskostenvergoeding in ongewijzigde vorm laten doorlopen. Ook indien er nog steeds sprake is van reiskosten met een gelijkmatig karakter en een vast patroon, kan de onbelaste reiskostenvergoeding worden doorbetaald. Deze zal in die gevallen echter verlaagd moeten worden rekening houdend met dit nieuwe patroon.
  • Een tweede mogelijkheid is het vergoeden van de daadwerkelijk gemaakte reiskosten. Hiervoor is het wel van belang dat u als werkgever bijhoudt op welke dagen uw werknemers naar de werkplek zijn gereisd.
  • De volledige vaste reiskostenvergoeding keert u voortaan uit als een bruto loonbestanddeel.
  • De hoogte van de huidige vaste reiskostenvergoeding blijft gelijk, maar het gedeelte dat niet langer onbelast kan worden vergoed (bovenmatige gedeelte) gaat u bruteren.
  • In plaats van het bovenmatige gedeelte van de vaste reiskostenvergoeding te bruteren, kunt u er ook voor kiezen om dit gedeelte ten laste van uw vrije ruimte te brengen door dit bedrag aan te wijzen als eindheffingsloon. Op die manier kunnen uw werknemers de reiskostenvergoeding nog steeds netto ontvangen.

Voor de volledigheid merken wij op dat een reiskostenvergoeding vaak schriftelijk is overeengekomen in de arbeidsovereenkomst van uw werknemers. Het is dan ook (afhankelijk van de keuze die u maakt) van belang om na te gaan of u vanuit arbeidsrechtelijk perspectief de rechten van uw werknemers eenzijdig kunt wijzigen of dat er actie (zoals overleg met de OR) benodigd is.

Tot slot wijzen wij u er graag op dat het omzetten van een netto vergoeding in een (gedeeltelijke) bruto vergoeding mogelijk gevolgen heeft voor inkomensafhankelijke regelingen van uw werknemer, omdat u door gebruik van deze mogelijkheden het brutoloon van uw werknemers wordt beïnvloedt.

Voor vragen over de gevolgen van het aflopen van de goedkeuring of de mogelijkheden om uw vaste reiskostenvergoeding te wijzigen kunt u contact met mij opnemen via cindyvandemortel@wvdb.nl of +31 881 948 861.

 

Terug

Juridisch coronanieuws

Lees juridisch coronanieuws op de website van onze strategische alliantiepartner VDB Advocaten Notarissen.

Coronanieuws