An independent member of MOORE Global
WVDB International MijnWVDB Werken bij WVDB

Update: Vaste kostenvergoedingen in een niet-vaste wereld

Update: Vaste kostenvergoedingen in een niet-vaste wereld
Belastingadvies 22 september 2020

Bent u voornemens om uw werknemers een onbelaste vaste (reis)kostenvergoeding te betalen? Vergeet hierbij de onderbouwing niet! Zonder onderbouwing bestaat de kans dat de Belastingdienst de onbelaste vaste (reis)kostenvergoeding als belast loon aanmerkt waardoor u als werkgever loonheffingen bent verschuldigd.

Vaste kostenvergoeding

Eerst even terug naar de basis. In beginsel kunt u de werkelijke kosten die onder de gerichte vrijstellingen vallen en intermediaire kosten onbelast vergoeden, zonder dat dit ten laste gaat van de vrije ruimte. Voorbeelden van deze kosten zijn zakelijke lunches, vakliteratuur, een internetabonnement en was- en parkeerkosten voor de auto van de zaak. In de praktijk gaat de vergoeding vaak via het verzamelen en indienen van bonnetjes en facturen door de werknemer. Meestal is deze administratie omslachtig en foutgevoelig en daardoor ongewenst.

Met de onbelaste vaste kostenvergoeding wordt het indienen van bonnetjes vermeden. Er wordt dan een vergoeding tegelijkertijd met het salaris aan de werknemer uitgekeerd. De onbelaste vaste kostenvergoeding is wel aan enige voorwaarden verbonden. Het moet namelijk duidelijk zijn dat de vergoeding bedoeld is als een vergoeding voor gemaakte/te maken kosten. Fiscaal gezien is het cruciaal dat deze vergoeding vooraf is onderbouwd naar aard en omvang. Een onjuiste of onvolledige onderbouwing brengt de onbelaste vaste kostenvergoeding in gevaar en betekent dat de vergoeding niet netto maar bruto moet worden uitbetaald.

Vaste reiskostenvergoeding

Voor onbelaste vaste reiskostenvergoedingen zijn er meer specifieke regels vastgesteld. In beginsel mag u een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer geven voor de gereden zakelijke kilometers en woon-werkverkeer. Alleen de daadwerkelijk afgelegde kilometers mogen dan onbelast worden vergoed. Deze vergoeding mag u vervangen door de vaste reiskostenvergoeding. Voor de vaststelling van de hoogte hiervan zijn specifieke bepalingen voorhanden.

Bij methode 1 wordt uitgegaan van 214 werkdagen per jaar op basis van een fulltime dienstverband. Deze methode wordt het meest gebruikt en kan worden toegepast indien uw werknemer vermoedelijk in minstens 36 weken naar zijn vaste werkplek reist. Van de 214 dagen mag slechts worden afgeweken indien het aantal werkbare dagen 25% hoger is. De formule voor de maandelijkse vaste reiskostenvergoeding is (214 * het aantal afgelegde kilometers per dag * 0,19)/12. Indien de dagelijkse reisafstand (heen en terug) meer dan 150 kilometer is, moet er aan het eind van het jaar een nacalculatie plaatsvinden. Voor een werknemer die in deeltijd werkt of een aantal dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reist, moet de uitkomst naar evenredigheid worden toegepast.

Wanneer een werknemer niet altijd naar een vaste werkplek reist voor zijn werk, mag u de vaste reiskostenvergoeding ook volgens de ruimere methode 2 vaststellen. Hiervoor geldt de voorwaarde dat (op fulltime basis) op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek wordt gereisd. In dit geval kan voor de berekening van de onbelaste vaste reiskostenvergoeding alsnog worden uitgegaan van 214 werkdagen per kalenderjaar waarvoor € 0,19 per kilometer onbelast kan worden vergoed. Ook via deze methode dient de uitkomst naar evenredigheid te worden toegepast indien een werknemer parttime werkt.

Mocht u meer willen weten over de vaste kostenvergoeding in uw situatie of heeft u hulp nodig bij de onderbouwing, neem dan gerust contact op met loonheffingenspecialist Eline van Cranenbroek via elinevancranenbroek@wvdb.nl of via +31 881 947 708.

Terug

Juridisch coronanieuws

Lees juridisch coronanieuws op de website van onze strategische alliantiepartner VDB Advocaten Notarissen.

Coronanieuws